Guide de comptabilité en ligne

Ce guide donne une méthode et vous explique comment utiliser le site macompta.fr pour aller de vos premières saisies jusqu’à la télétransmission de votre liasse fiscale.

Vous y trouverez comment paramétrer votre dossier et organiser votre comptabilité, saisir vos opérations courantes, vos opérations de fin d'exercice, faire votre liasse fiscale, mais aussi importer vos relevés bancaires ou un journal des ventes, faire un rapprochement bancaire, vos déclarations de TVA si vous êtes assujetti à cet impôt, etc...

Il vient en complément des nombreuses autres aides proposées par macompta.fr ; vidéos, modèles d'écritures et exemples du menu Assistance / Questions fréquentes de votre dossier, Guides pratiques téléchargeables en pdf, assistance téléphonique ou mail macompta.fr.

La tenue d’une comptabilité est à la portée de tous mais exige tout de même un peu de d’organisation et de rigueur. Cependant, vous verrez que le jeu en vaut la chandelle. Avoir une comptabilité bien tenue et à jour vous évitera d’innombrables problèmes. Il est même possible que le suivi de vos comptes, de vos résultats, ne soit pas la corvée à laquelle vous vous attendiez…

Paramétrage d’un dossier

Avant de vous lancer dans la saisie de vos premières écritures, il est important de consacrer un peu de temps à réfléchir à l’organisation de votre comptabilité et à paramétrer correctement votre dossier dans macompta.fr. Choix d'un type de comptabilité, d'un plan de comptes, ce menu vous présente les premières décisions à prendre.

Saisie des premières écritures

Si vous venez de créer votre structure, avant de saisir vos premières opérations, vous devez enregistrer dans le menu Banque votre « capital » de départ. Aller dans le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Banque et saisissez une recette au 1er jour de l'exercice

Reprise de comptabilité existante

Si vous venez de créer votre activité, vous n’êtes pas concerné.

Pour démarrer votre comptabilité, vous devez détenir une édition de la balance comptable de l’ancien logiciel. Si vous disposez de la balance au format csv (excel), c’est encore mieux car dans ce cas vous n’aurez aucune ressaisie à faire.

La balance est le document qui liste tous les comptes ouverts depuis le début de l’exercice et qui indique leur solde, normalement débiteur pour les biens et valeurs que l’on possède, les charges, et créditeur pour les dettes, et les produits de l’exercice.

Si ce document n’est pas disponible lors du démarrage de votre comptabilité et dans les situations très simples, vous pouvez essayer de faire une reprise provisoire des soldes comptables à partir du bilan précédent. La balance définitive sera saisie par la suite.

Saisie des opérations courantes

Les opérations courantes, les achats, les ventes, les paiements, peuvent être saisies manuellement, importées d'un fichier excel ou générées automatiquement. Ces opérations sont de loin les plus nombreuses. Elles peuvent être saisies dans les menus Banque, Caisse ou Notes de frais si vous avez adopté une comptabilité simplifiée dite de "recettes dépenses".

Si vous avez adopté une comptabilité commerciale complète, dite comptabilité "créances dettes", la saisie se fait en plus dans les menus Factures clients ou Factures fournisseurs.

Nous allons voir dans ce menu comment saisir ces opérations.

Utilisation du logiciel Devis / Facturation

Le logiciel Devis / Facturation de macompta.fr vous permet de créer et d’éditer des documents commerciaux : devis, bons de livraison, factures.

Par rapport à l’utilisation d’un tableur ou d’un traitement de texte, l’utilisation d’un outil de facturation représente un gain de temps et de sécurité considérable.

Si vous utilisez ce logiciel, il peut être utile de rappeler brièvement ici son fonctionnement et d’expliquer le lien avec la comptabilité.

Saisie des opérations diverses et traitement de fin d'année

Les opérations diverses sont les écritures que l’on ne peut pas saisir dans les menus Banque, Caisse ou Notes de frais, factures clients et fournisseurs.

La difficulté de ces écritures vient du fait qu’elles doivent être saisies dans le menu Saisie Débit/Crédit / Opérations diverses et que dans ce menu il est nécessaire d’indiquer le débit et le crédit des comptes.

Le nombre et la complexité de ces écritures varie selon le statut, l'activité, la taille de la structure... Ainsi vous n'aurez quasiment aucune écriture à passer en fin d'année si vous êtes libéral, quelques unes si vous êtes entrepreneur au régime simplifié, un peu plus si vous êtes une société commerciale ou une grosse association. Pour simplifier le traitement de ces opérations macompta.fr propose de plus en plus d'écritures automatiques. Lorsque l'automatisation n'est pas possible ou disponible, nous donnons des exemples, des modèles à adapter à votre situation. Nous fournissons également de nombreuses FAQ et vidéos.

Déclaration fiscale

Aboutissement de tous vos travaux comptables, la liasse fiscale est à transmettre aux impôts au début du mois de mai de l’année suivante en cas de clôture le 31 décembre ou dans les 3 mois de la clôture en cours d’année.

Partenaire EDI (échange des données informatisées), le site vous permet de calculer les différentes rubriques de votre liasse, de la contrôler et de la télé-transmettre à votre centre des impôts. Nous voyons ici la procédure et les spécificités de chaque statut.

Comptes annuels, contenu et communication

Après établissement du bilan et du compte de résultat, il peut être obligatoire d’établir une annexe comptable. Ensuite les comptes doivent être communiqués.

Bilan de liquidation

La liquidation est l'opération juridique qui met fin à l'existence d'une société. La liquidation amiable suppose que la société soit en mesure de payer toutes ses dettes contrairement à la liquidation juridique.

Modèle d'annexe

Voici un modèle d'annexe inspiré de l'annexe abrégée, qui peut être remplie en ligne puis imprimée.

Notez que le logiciel de comptabilité Macompta.fr permet de générer automatiquement une annexe comptable.

Modèle de rapport annuel de gestion

Le rapport annuel de gestion est un document financier qui porte sur la situation de la société et son activité lors de l’exercice écoulé. Il doit être rédigé chaque année par le dirigeant et présenté aux associés.

Il présente notamment les commentaires et les analyses de l’équipe dirigeante sur les comptes de la société mais aussi ses perspectives d’avenir et les faits marquants de l’exercice.