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Saisie des factures d’achats et de vente

Rappelons que si vous utilisez le module Devis facturation, en comptabilité d’engagement, l’écriture de vente est générée automatiquement par le site au moment de la validation de la facture.

Si vous ne l’utilisez pas, ou pour saisir les factures fournisseurs, retournez dans le menu Saisie simplifiée.

Vous voyez apparaître deux nouveaux menus de saisie : Factures clients et Factures Fournisseurs.

Pour commencer la saisie, réunissez toutes vos factures. Faites un tas pour les factures clients, un autre pour les factures fournisseurs. Classez-les par mois. Classez vos factures clients par N° de facture. Attention, seules les factures doivent être enregistrées en comptabilité. Les devis, bons de commandes, etc. ne sont pas comptabilisés. La facture est l’unique document qui matérialise le transfert de propriété du produit livré, la réalisation de la prestation, ou l’encaissement d’un acompte.

Une fois ce classement terminé, allez dans le menu Factures clients (la saisie sera identique pour le menu Factures Fournisseurs).

Placez-vous dans le mois concerné. Pour chaque facture à saisir, vous devrez saisir le jour, une référence (n° de facture client, ou n° de facture fournisseur) et un libellé.

Saisie d’une facture client (facture de 500 HT € à M Paul, TVA à 20 %).

Les factures doivent être saisies à la date indiquée sur le document, qui correspond normalement à la date de la livraison, de la réalisation de la prestation ou de l’encaissement de l’acompte.

Dans la ligne de saisie, apparaissent un champ de saisie du nom du client et une seule colonne pour le montant.

Imputation de la facture dans un compte du client

Lorsque vous ouvrez pour la première fois la liste des clients, vous avez le choix entre « Factures clients (compte général) » et « Ajouter un client »

Si votre client est un client régulier, il est souhaitable de choisir « Ajouter un client ». Cela permet de créer un compte individuel qui facilitera le suivi des opérations avec ce client. Si c’est un client de passage, inutile d’encombrer votre plan de compte avec un compte qui ne servira qu’une fois. Vous utiliserez le compte général.

Saisie du montant de la facture

Saisissez ensuite le montant de la facture. Il s’agit du montant hors taxes si vous êtes assujetti à cette taxe.

Choisissez ensuite le poste de ventes ou de prestations concerné. Si le total de la facture doit être ventilé entre plusieurs comptes de chiffre d’affaires, utilisez le bouton pour saisir le total hors taxes par compte. La TVA se calcule automatiquement. Validez votre ligne de saisie en cliquant sur .

Une fois validée, la facture passe dans la liste des Factures du mois en dessous.

La saisie d’une facture de vente se traduira par l’enregistrement du montant hors taxe dans un compte de chiffre d’affaires et le cas de la TVA collectée dans un compte de TVA. En contrepartie, le montant total de votre facture sera enregistré dans un compte client.

La saisie d’une facture d’achat entraînera l’enregistrement de l’achat dans un compte de charge ou d’immobilisation pour le montant hors taxe et l’enregistrement de la TVA dans un compte de TVA déductible. En contrepartie, une dette sera enregistrée dans un compte fournisseur pour le montant total de la facture.

Si vous devez saisir une annulation de facture de vente (une facture d’avoir ou annuler une saisie erronée), il faut saisir un montant négatif dans la colonne montant et sélectionner le même compte de produits que celui utilisé pour la facture initiale.

Une fois vos factures clients et fournisseurs enregistrées, le résultat de l’entreprise est impacté par le produit ou la charge correspondante. Les factures sont en attente de paiement dans les comptes Clients ou Fournisseurs.

Reportez le numéro de pièce donné par le site sur les factures fournisseurs saisies. Cela vous permettra d’éviter les doubles saisies et les oublis. Classez ensuite vos factures fournisseurs dans l’ordre des numéros de pièces. Cela vous permettra de retrouver rapidement une facture à partir de vos enregistrements comptables.

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