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A quoi sert un logiciel ou un site de facturation en ligne

Faire ses factures rapidement et sans erreurs est une tâche vitale pour le succès de l'entreprise ou d'une association, pour éviter les litiges, se faire payer rapidement, respecter la réglementation, éviter les redressements fiscaux...

Et pourtant, on voit souvent en pratique des factures émises très tardivement avec des mentions légales manquantes, voire même des erreurs de calcul ou d'addition.

Les factures doivent respecter des règles de forme, comporter des mentions obligatoires (voir : mentions légales obligatoires sur factures selon le statut). Pour établir ces documents, plusieurs possibilités : utiliser des factures papier pré-imprimées, faire ses factures sur un tableur ou un traitement de texte, ou utiliser un logiciel de facturation. Quels sont les avantages et inconvénients des différentes solutions, quel est l'apport du logiciel ? Voici quelques éléments de réflexion sur le sujet.

Les factures pré-imprimées papier

On voit encore, il est vrai de plus en plus rarement, des factures établies sur carnet à souche (J'ai dû chercher un certain temps dans notre comptabilité pour en trouver une). En termes de procédure, le principe du carnet à souche n'était pas si mal. Les documents comportent déjà certaines mentions obligatoires. Les factures sont pré-numérotées réduisant ainsi le risque de doublon. Le carnet permet de conserver une copie autocopiée pour la comptabilité. La conservation des factures pour les 10 années requises ne pose pas de problème.

Mais le principal inconvénient d'une facture de ce type est le temps infini que l'on y passe et le risque d'erreur : recopier le nom du client, la description des articles ou prestations, leur prix, calculer la TVA, faire les additions, vous prendront 20 fois plus de temps qu'avec un outil informatisé, et encore si vous ne vous trompez pas et n'avez pas à tout refaire. Ne parlons pas de l'impossibilité de personnaliser votre facture avec un logo, de l'impossibilité de basculer votre facture en comptabilité sans ressaisie.

Bref, la facture papier n'est une solution que si vous faites des factures que très rarement.

Les factures sur traitement de texte ou tableur

Avec un tableur ou un traitement de texte, vous pouvez faire rapidement un modèle personnalisé, comportant les mentions obligatoires (voir un modèle de facture excel). Si vous êtes doué, vous pourriez même vous constituer des bases de données clients et articles, vous permettant d'établir et calculer vos factures de façon très automatisée.

Cependant outre le fait que tout le monde n'a pas le temps ou l'expertise nécessaire pour cela, le principal inconvénient de cette solution reste le risque d'erreur. A chaque nouvelle facture, il ne faut pas oublier de mettre à jour tous les champs du modèle, d'augmenter le numéro, de sauvegarder chaque document sous un fichier ou un enregistrement différent.

On voit très souvent avec ce type d'organisation des doublons de numéro, des mélanges entres factures par ce qu'on a oublié d'effacer les données de la facture précédente, voire des pertes de données.

Enfin, il faut savoir que la possibilité de modifier la facture émise par la suite va à l'encontre des principes d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données prévue par le législateur à compter du 1er janvier 2018 (https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/actualites/A10279)

Les logiciels de facturation

Vous l'aurez compris, aujourd’hui, si vous voulez faire vos factures de façon professionnelle, il faut utiliser un logiciel de facturation, soit en ligne, soit installé sur votre ordinateur personnel.

Les logiciels ou sites de facturation vous permettent de :

• Constituer une base de clients avec toutes les coordonnées, conditions, une base article ou prestation avec description, prix, taux de TVA, etc...,
• Créer des modèles de documents personnalisés avec import de logo, mentions obligatoires. Cela concerne les devis, bons de livraison, factures, etc...
• Utiliser ces modèles pour établir vos documents très rapidement. Vous sélectionnez votre client, vos articles ou prestations, et toutes les informations de votre base sont reprises automatiquement. La numérotation est automatique, il ne peut y avoir de doublon de factures. Le calcul de la TVA, du TTC est instantané et sans erreurs.
• Transformer vos documents pour suivre le déroulement de vos opérations : par exemple un devis se transforme en commande, qui se transforme en bon de livraison, puis en facture. Le flux de documents et les traitements sont sécurisés. Le suivi est plus aisé, les oublis plus rares.
• Envoyer vos documents à votre client par mail
• Transférer votre facture en comptabilité (journal des ventes)

Il s'agit des fonctions essentielles.

Selon les éditeurs et selon vos besoins, à ces fonctions essentielles pourront être ajoutées des fonctionnalités de gestion des stocks, d'imports de fichiers, d'export, de comptabilité comme la saisie des règlements clients, les relances, etc...

Les inconvénients des solutions logicielles sont mineurs comparés au gain de temps et de fiabilité qu'ils procurent. Il est certain qu'il faut un peu de temps, la première fois, pour prendre en main un logiciel de facturation. Mais il existe désormais des solutions très simples d’utilisation, intuitives, à des tarifs plus qu'abordables. (voir pour cela notre comparatif des éditeurs)

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