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Validation et Intégration de vos factures en comptabilité

Une fois votre facture terminée vous pouvez la valider en cliquant sur .

La validation rend impossible toute modification ultérieure du document dans le système. Il faut donc être parfaitement sûr que la facture soit définitive avant de la valider.

La validation des factures n’est pas une obligation. C’est une fonction qui vous permet, si vous le souhaitez, d’améliorer le contrôle interne de vos facturations : distinguer les opérations en cours des opérations réalisées et définitives, empêcher une modification involontaire ou malveillante de documents justifiant des recettes.

En principe, en comptabilité recettes/dépenses, la validation ne génère aucune écriture. Cette opération a seulement pour effet de rendre la facture définitive. En effet, en comptabilité de trésorerie, les factures ne sont pas enregistrées dans des comptes Clients.

Il est cependant possible d’enregistrer le paiement d’une facture directement en « Banque » ou en « Caisse » lors de sa validation. Cette possibilité est intéressante si vous choisissez de valider vos factures au moment de leur paiement.

Pour cela il faut activer l’option : « Enregistrement direct en comptabilité lors de la validation » dans le menu Mon Dossier / Devis facturation / Paramétrage.

Dans ce cas, une nouvelle fenêtre s’affichera dans la facture. Vous pourrez y saisir la date de paiement et le compte d’encaissement. La validation de la facture générera une écriture de recettes dans le compte d’encaissement choisi. La contrepartie sera enregistrée dans le compte de produits et le cas échéant le compte de TVA lié à la fiche article.

Validation de l’encaissement

Si une erreur ou un litige apparaît après la validation d’une facture, il est possible et très simple de créer un avoir. L’avoir est une facture « négative » qui annule une facture précédente, en partie ou en totalité.

Pour générer un avoir vous pouvez cliquer sur « générer un avoir » dans le menu Avoirs. Vous pouvez également retourner sur la liste des factures validées puis cliquer sur l’icône . Une fenêtre s’ouvre alors pour vous demander de valider la date et le n° de l’avoir.

Lorsque vous validez, un avoir est créé, reprenant à l’identique les mentions de la facture initiale. L’avoir a le statut « en cours ». Vous pouvez le modifier avant de l’éditer.

Si vous avez activé l’enregistrement direct en comptabilité lors de la validation, la validation d’un avoir générera une écriture de remboursement dans le compte bancaire ou caisse choisi.

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