Débours et refacturations de frais

Les débours doivent être clairement distingués des refacturations de frais.

Dans le premier cas, l’entreprise a le statut de mandataire au plan juridique, elle engage des dépenses pour le compte de son mandant. Dans le second cas, elle ne fait que refacturer les frais de sa propre entreprise, même s’il s’agit de frais accessoires à son activité principales (des frais de déplacement par exemple).

La différence est primordiale puisqu’elle va déterminer le traitement comptable de la dépense ainsi que son traitement fiscal au regard de la TVA. Si l’entreprise est assujettie à TVA, les débours échappent à la TVA mais pas les refacturations de frais.

Les débours : Il s’agit d’une dépense engagée par un intermédiaire (mandataire) pour le compte et au nom d’une autre personne (mandant). Par la suite, une refacturation du mandant, pour le montant exact, sera faite par le mandataire.

Les conditions sont strictes et limitent souvent, en pratique, la qualification de débours aux actes de certaines professions tels qu’avocats, notaires ou huissiers de justice.

Les débours doivent respecter 4 critères :

• Le client doit avoir donné mandat au professionnel pour engager en son nom et pour son compte des dépenses. Ce mandat doit faire l’objet d’un contrat.
• Les débours doit donner lieu à une reddition de comptes précise (Lignes de facturation dissociée de la prestation principale)
• Le montant des débours doit pouvoir être justifié dans leur nature ou leur montant exact auprès de l’Administration fiscale.
• Les débours doivent être comptabilisés dans des comptes de passage
  Voir ci-dessous pour la comptabilisation

Les refacturations de frais : Il s’agit de dépenses engagées par la société qui sont accessoires à la prestation principale. Ces frais sont refacturés au client pour leur montant réels ou un montant forfaitaire. Dans les 2 cas, l’entreprise a été facturée initialement et répercute le coût sur son client. L’entreprise pourra déduire la charge correspondante dans ses comptes mais doit en contrepartie constater un produit, correspondant au montant facturé.

Comptabilisation des Débours dans MACOMPTA.FR

Les débours ne contribuent pas à former le chiffre d’affaires, à ce titre, ils ne sont pas compris dans le résultat.

C’est le client final qui va déduire la charge dans sa comptabilité et récupérer la TVA éventuelle.

Ils devront être comptabilisés dans un compte de tiers, généralement pour leur montant TTC.

On pourra utiliser le compte : 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs »

Pour les comptabilités en Recettes / Dépenses, dans le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Banque, comptabilisation de la dépense qui fait l’objet d’un débours.

En comptabilité Créances / Dettes, dans le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Factures Fournisseurs on saisira :

Comptabilisation de la refacturation des débours au client final :

Pour les comptabilités en Recette / Dépenses, dans le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Banque on saisira :

En comptabilité Créances / Dettes, dans le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Factures Clients on saisira :

Le compte 467 se retrouve ainsi soldé.

Comptabilisation des refacturations de frais dans MACOMPTA.FR :

A contrario des Débours, les refacturations de frais doivent faire l’objet d’un enregistrement comptable dans un compte de charge lors du paiement (avec constat de la TVA déductible si vous êtes assujetti). Le remboursement est comptabilisé dans un compte de produits au moment de la refacturation.

On utilisera selon l’exemple précédent, les comptes suivants :

Le compte de charge : « 62270000 - Frais d'actes et de contentieux »
Le compte de produit : « 70850000 - Ports et frais accessoires facturés »

Lors du paiement de la facture il faudra comptabiliser la charge de manière classique

Exemple en comptabilité recettes dépenses

Lors de la refacturation à votre client, la comptabilisation suivra ce schéma en utilisant un compte de recette distinct du compte de prestation :