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Relance et recouvrement, récupérer ses factures impayées

L'organisation d'une relance et d'un recouvrement efficace de vos créances s'appuie sur une procédure bien organisée avec des relances régulières et progressives.

Tout d'abord, il faut être convaincu qu'avec certains clients, les créances ne rentrent pas « toutes seules ». Sans relances régulières, sauf augmentation de la « pression », vous pourrez attendre votre paiement indéfiniment. Or, on sait que plus le temps passe et plus le risque d'impayé définitif augmente.

Ensuite, il faut respecter les formes et utiliser les procédures disponibles : relance, mise en demeure, injonction de payer, saisie.

Pour les sommes qui ne dépassent pas 4000 euros, la loi Macron de 2015 a instauré une nouvelle procédure permettant de se faire payer une dette par huissier sans passer par un juge.

1ère étape : les relances

La réalisation de relances clients régulières et progressives est la clé d'une bonne gestion de votre crédit client.

Rappelons que le choix de délais et de moyens de paiement adaptés a également un impact sur le niveau de vos créances (voir Les délais de paiement et Les modes de paiement)

Quand faire vos relances ?

Selon le nombre de vos clients, l'importance de vos créances, les relances doivent se faire selon une périodicité hebdomadaire ou mensuelle. Cette périodicité peut s'appuyer sur vos délais de paiement. Vous pouvez plus facilement vous contenter de faire une relance mensuelle, si vos factures arrivent à échéance à la même date dans le mois.

Comment faire vos relances ?

Les relances peuvent se faire par courrier, mail, téléphone.
Il n'y a pas de règles en matière de nombre de relances à envoyer pour un retard de paiement. Le téléphone a l'avantage d'être efficace mais prend plus de temps. Vous pouvez mixer les moyens : 1ere relance par mail, deuxième par téléphone.
Généralement, les entreprises relancent deux ou trois fois leurs clients avant de passer à l'étape suivante (la mise en demeure). L'important c'est la progressivité. La première relance doit être courtoise mais ferme, la deuxième doit comporter une menace (suspension des livraisons, action en justice, facturation de pénalités, etc.).

Il est important également de garder une trace des relances effectuées : date, type de relance, interlocuteur, engagement obtenus. Vous verrez ainsi, très rapidement, si votre interlocuteur est de bonne foi, vous identifierez les mauvais payeurs.

Avec quels outils ?

Pour faire vos relances, il vous faut, au minimum, la liste de vos factures clients dues avec date, montant, date d'échéance. Vous pouvez l'obtenir dans votre logiciel de comptabilité dans différents états : Grand livre clients, balance agée, échéancier.
La relance par courrier ou mail peut être préparée de façon automatisée si le volume de relance est important. Mais s'agissant d'un domaine sensible, il est conseillé de toujours vérifier en détail chaque relance avant l'envoi.

2ème étape : Mise en demeure de payer

Si le débiteur ne paye toujours pas sa facture, vous devez dans un second temps lui envoyer une mise en demeure de payer. Cette étape est importante puisque, juridiquement, la mise en demeure permet de constater l'impayé ou le retard de paiement.

Votre lettre doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception.

3ème étape : Injonction de payer

Si malgré la mise en demeure, votre client ne vous paie pas, vous pouvez entamer la phase judiciaire de la procédure par le biais d'une demande d'injonction de payer.

Vous devez adresser votre demande au greffe du tribunal du domicile du débiteur. La nature du tribunal dépend de la nature de votre créance. Si votre créance est de nature commerciale, vous devez vous adresser au greffe du tribunal de commerce.

Votre requête doit contenir certaines mentions obligatoires (devis, bon de commande, bon de livraison, facture...). Vous devrez notamment joindre une copie de la mise en demeure précédemment adressée.

Si votre demande est complète et acceptée, le juge du tribunal vous transmettra une ordonnance d'injonction de payer. Grâce à cette ordonnance, vous pourrez vous adresser à un huissier de justice. Ce dernier se rendra alors au domicile de votre débiteur en vue de lui signifier la décision judiciaire. A noter que le débiteur peut toujours formuler une opposition à l'injonction de payer. Dans ce cas le litige est renvoyé devant la juridiction compétente.

Le coût de l'injonction de payer est faible : comptez 40 € de frais de greffe et 80 € de frais d'huissier.

Dernière étape : la saisie

Si aucune opposition n'est adressée dans le mois qui suit la date de la signification de l'ordonnance, vous pouvez demander l'apposition de la formule exécutoire sur celle-ci en vous adressant au greffe du tribunal. Vous bénéficierez alors d'un titre exécutoire vous permettant de mettre en place une procédure de saisie à l'encontre de votre débiteur via un huissier de justice. Elle pourra prendre la forme d'une saisie sur compte bancaire, d'une saisie des meubles ou d'une saisie sur salaire.

Créance inférieure à 4000€ - La loi Macron de 2015

Le créancier doit s'adresser à un huissier de justice. Ce dernier invite le débiteur à participer à la procédure afin de rembourser sa dette. Sa demande est adressée par courrier envoyé en recommandé avec avis de réception.

Elle doit respecter le modèle de demande de paiement des petites créances fixé par arrêté.

Si le débiteur est d'accord, un accord portant sur le montant et les modalités de paiement de la somme est établi à l'issue d'un délai d'un mois à compter de l'envoi de la demande.

L'accord fait alors l'objet d'un constat d'huissier. Une fois homologué, il vaut titre exécutoire.

En revanche, si le débiteur ne répond pas au courrier dans le délai d'un mois, il est considéré comme ayant refusé la procédure. Le créancier sera alors contraint d'agir devant un juge par le biais de la procédure d'injonction de payer.

Si le débiteur respecte l'accord, le créancier est remboursé selon les modalités fixées. A contrario, si le débiteur ne respecte pas les règles de l'accord, l'huissier peut délivrer un titre exécutoire sans autres formalités. Il n'est donc pas nécessaire de s'adresser à un tribunal. Le créancier peut alors utiliser les voies d'exécution pour récupérer sa créance, et notamment des saisies.

Le coût de la procédure est de 25 euros pour le créancier.

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