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Comparatif logiciels de facturation en ligne vs installés en local

Des années 1980 à la fin des années 2000 les logiciels de gestion installés sur ordinateur personnel étaient la seule solution pour qu'une petite entreprise ou association puisse faire ses factures, faisant ainsi le bonheur des Ciel, EBP et autres éditeurs. A partir de la fin des années 2000 et le développement d'internet, les logiciels en ligne comme macompta.fr sont apparus avec un fonctionnement en mode Saas – Service as a software.

Ces solutions nouvelles ont conquis de nombreux utilisateurs.

Le programme n'est plus installé sur votre PC ou votre mac, il est hébergé sur le serveur de l'éditeur. On y accède avec un navigateur internet type Google Chrome, Firefox, Safari…. Cette solution remporte un succès grandissant pour ses avantages en termes de simplicité, mobilité et de travail collaboratif. Voyons pourquoi avec une revue des avantages et inconvénients de chaque solution.

Les logiciels de facturation en ligne

Les avantages :

Un des principaux atouts du logiciel de facturation en mode Saas est qu'il est installé et fonctionne sur un serveur distant. Il est donc accessible de n'importe où, n'importe quand. Par exemple, si vous êtes en déplacement ou en vacances, vous pouvez sans problème accéder à votre dossier, faire un devis et l'envoyer par mail à un client impatient.

Il n'y a pas d'installation, de mise à jour, de sauvegarde à faire. L'éditeur se charge de ces tâches. La question de la mise à jour rapide des programmes est appréciable notamment compte tenu de l'évolution rapide de la législation fiscale.

Les logiciels en ligne sont collaboratifs. En effet, avec ces solutions, il est possible de répartir les travaux entre les différents intervenants et de partager les données, chose impossible avec un PC installé chez soi : une personne peut s’occuper des devis, une autre de leur approbation et envoi au client, un troisième de la préparation des factures, et le comptable de leur validation. Le serveur étant hébergé par l’éditeur, il n’y a plus de problématique d’échange de fichier, de compatibilité de système d’exploitation ou de version de programme. Par exemple, on peut travailler ensemble sur le même dossier que l’on soit PC ou Mac.

Coté budget, pour utiliser un site en ligne, il faut souscrire un abonnement alors qu’avec un logiciel classique, vous devez acheter une licence. L'abonnement est en général résiliable à tout moment. On peut prendre un abonnement uniquement pour quelques mois si nécessaire. La sortie de trésorerie est donc moins importante avec un logiciel en ligne.

Enfin, concernant la sécurité physique des données, les logiciels de facturation en ligne ont encore l'avantage. Les données sont stockées dans des data centers à l’épreuve des incendies, inondations et autres catastrophes. Les données sont également répliquées sur différents serveurs pour permettre une réinstallation rapide en cas de problème.

Les inconvénients :

L'utilisation d'un logiciel en ligne est tributaire de la qualité de votre connexion. Si elle est trop lente ou coupée, vous ne pouvez plus travailler, ce qui n'est pas le cas avec un logiciel installé. Même si la vitesse de connexion a fait beaucoup de progrès, il reste des endroits où elle est problématique.

Concernant le risque de vol ou d’accès non autorisé aux données, il est probable que les solutions en ligne sont plus exposées. Les données n'étant plus stockées physiquement dans l'entreprise, il n'y a plus de barrière physique à leur vol. Les protections relèvent de l'éditeur et de l'hébergeur : pare feu, mots de passe complexes, cryptés, connexion cryptée, code sécurisé. La sécurité relève également de l'utilisateur. Avec le développement du télé-travail, l'utilisation de smartphone, tablettes ou PC personnels à des fins professionnelles, les risques sont augmentés. Il faut donc que l'utilisateur mette en place une politique de mots de passe rigoureuse : renouvellement périodique, pas à l’identique, suppression en cas de départ d'un collaborateur, etc...

Les logiciels sous windows

Les inconvénients des logiciels de facturation sur PC Windows sont les avantages des logiciels en ligne et inversement.

Dans les inconvénients on retrouvera donc : l'impossibilité de se connecter à sa facturation si l’on n'est pas à son bureau. La difficulté à partager ses données à plusieurs. La gestion informatique lourde (installation, mises à jour, sauvegardes) et l'achat du logiciel.

Le risque de perte de données est également plus important si vous n'êtes pas un professionnel de la sauvegarde (vol, crash de disque dur).

Par contre, on peut continuer à travailler en cas de coupure internet. Une fois le logiciel acheté, on peut théoriquement se passer des mises à jour. Cependant, en pratique, l'évolution constante de la législation fiscale, rend très dangereux l'utilisation d'un logiciel obsolète.

Les logiciels sous Mac

On l'a vu, il n'y a pas de problématique PC Windows ou Mac pour les logiciels en ligne qui ne nécessitent qu'un navigateur internet récent pour se connecter au serveur de l'éditeur.

Pour les logiciels de facturation installés sur Mac, les avantages et inconvénients sont les mêmes que ceux des logiciels installés sur PC. Il y a cependant une problématique supplémentaire à gérer : les éditeurs Mac sont beaucoup moins nombreux. L’offre est moins riche et les prix plus élevés.

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