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Comment numéroter ses factures

La numération des factures est avant tout une règle de bonne gestion, simplement pour savoir de quel document on parle, pouvoir le retrouver facilement, s'assurer qu'il n'en manque pas, que toutes les factures ont bien été comptabilisées. Cette règle n'est d'ailleurs pas spécifique aux factures mais s'applique à l'ensemble des documents commerciaux : devis, bons de livraison, etc.

C'est également une obligation légale, qu'il s'agisse de facture d'acompte ou de solde.

C'est d'ailleurs une préoccupation constante de l'administration fiscale : elle doit être en mesure d'examiner les factures d'une entreprise afin de vérifier les éventuelles fraudes.

Principes :

Les numéros de factures doivent être :

• Continus et sans interruption : il ne doit pas y avoir de numéros manquants dans votre séquence de numérotation
• Unique : il ne peut pas exister différentes factures ayant le même numéro
• Chronologie : une facture FA0001 devra obligatoirement avoir été créée avant une facture FA0002

Bonnes pratiques :

Utiliser un préfixe :

Il s'agit d'un code placé avant la numérotation, par exemple FA pour facture, DE pour devis.
Ils permettent de distinguer facilement les différents documents commerciaux.

Le numéro :

Vous pouvez choisir un numéro simple, par exemple, facture N° 001.
Mais cette numérotation ne doit pas obligatoirement commencer par le numéro 1. Vous pouvez tout à fait commencer par le N° 500, par exemple.

Vous pouvez également opter pour un numéro de type « année + numéro », ou « année + mois + numéro ».
Une telle classification (2017/06/001 par exemple) vous permettra également de retrouver plus facilement un document dans vos archives.

Dans les exemples donnés par l'administration fiscale, la numérotation repart à zéro chaque début d'année (et non chaque début de mois) :

Exemple : une entreprise numérote ses factures annuellement. Elle termine l'année 2016 avec la facture n°2016-0458. La première facture de l'année 2017 est numérotée 2017-0001.

Exemple : une entreprise utilise un préfixe annuel et mensuel pour numéroter ses factures. Elle termine le mois de janvier de l'année 2016 avec une facture numérotée 2016-01-025. La première facture émise au mois de février de l'année 2016 sera numérotée 2016-02-026. En janvier 2017, la première facture émise est numérotée 2017-01-001.

Ainsi, il est impossible de supprimer ou d'ajouter une facture à la fin d'un mois précédent.

La séquence des n° :

Elle doit être sans interruption, par conséquent, en cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée.

Une facture ne peut pas être purement supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu'il n'y pas de "trou" dans les séquences numériques.

En pratique, il est conseillé de procéder à une annulation par l'émission d'un avoir (voir : L’annulation et la rectification des factures)

En conclusion

Il est recommandé d'utiliser un logiciel ou un site de facturation. Celui-ci créera une numérotation automatique de vos documents commerciaux vous permettant de respecter plus facilement vos obligations fiscales.

Vous pourrez également créer vos factures plus rapidement tout en réduisant le risque d'erreurs. Les sites de facturation en ligne comme macompta.fr comportent également des fonctions d'envoi par mail ou de paiement en ligne qui vous permettront d'être payé plus rapidement.

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