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L'annulation et la rectification des factures

Vous avez commis une erreur sur une facture et vous ne savez pas comment la corriger ? Nous allons vous expliquer comment rectifier votre facture tout en restant en conformité avec la législation fiscale.

Tout d'abord, rappelons que vos factures doivent avoir une numérotation séquentielle, chronologique et continue. Il s'agit d'une mention obligatoire.

Il n'est donc pas possible de modifier, ni de supprimer purement et simplement, une facture déjà émise. Votre client dispose déjà de l'original de la facture dans sa comptabilité. Refaire votre facture, avec le même numéro ou un numéro différent, entrainerait une incohérence entre les deux comptabilités, qui peut être relevée au cours d'un contrôle croisé des comptabilités. Ce type d'anomalie peut être lourdement sanctionné au plan fiscal.

Il existe 2 solutions pour corriger régulièrement une erreur de facturation :

• soit faire une facture rectificative, en remplacement de la précédente. La nouvelle facture doit faire référence à la facture annulée et préciser expressément la mention de l'annulation
• soit faire un avoir, annulant totalement ou partiellement la facture initiale, suivi le cas échéant d'une refacturation

La première solution est apparemment la plus rapide, car on ne fait qu'un seul document au lieu de deux. Cependant, son principal inconvénient est le risque d'erreur qu'elle entraîne. Dans le traitement des factures, la saisie comptable, on oublie souvent, chez le client ou chez le fournisseur, d'annuler la facture initiale et cette erreur entraîne doublons et incohérences.

En pratique, on privilégie donc l'émission d'un avoir qui avec le titre « Avoir » mis en évidence, a l'avantage d'être clairement identifié comme une annulation de facture.

Hormis son titre, l'avoir se présente comme une facture, il contient les mêmes mentions : nom et adresse du vendeur et de l'acheteur, date d'émission, un numéro.

L'avoir doit indiquer le N° de la facture initiale et indiquer le montant « hors taxe » de l'annulation de facturation, du rabais ou de la ristourne consentis ainsi que le montant de la TVA correspondante.

Si l'avoir ne fait pas référence à une facture en particulier (par exemple, remises de fin d'année, etc.), il peut faire référence à un ensemble de factures ou au contrat auquel il se rapporte. Dans ce cas, l'avoir doit préciser la période au cours de laquelle ces factures ont été émises.

Les montants doivent être positifs (et non négatifs car l'avoir de par sa nature indique une transaction de sens inverse de celui de la facture initiale).

Une fois l'avoir généré, il ne reste plus qu'à créer une nouvelle facture, sans erreur cette fois-ci.

Dans les logiciels de facturation comme macompta.fr, l'émission d'un avoir se fait très rapidement en transformant la facture erronée en avoir. Si on refait une nouvelle facture après l'annulation, il suffit de dupliquer la facture initiale pour créer une nouvelle facture.

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