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Délai et mode de conservation des factures

Délai de Conservation

Les délais de conservation des factures et autres documents justificatifs varient selon la réglementation applicable.

Selon la réglementation commerciale

Les commerçants sont tenus de conserver les documents comptables et les pièces justificatives des opérations qu'ils effectuent pendant 10 ans (article L 123-22 al 2 du Code de commerce). Cela concerne les factures, devis, mais aussi bons de commande, bons de livraison et toutes correspondances qui peuvent servir de preuve dans le cadre d'un litige.

Selon la réglementation fiscale

L'article L 102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver les factures (pièces comptables sur lesquelles peut s'exercer le droit de communication de l'Administration fiscale) pendant un délai de 6 ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies.

En pratique

Afin de couvrir les délais des différentes réglementations, il est d'usage de conserver les factures pendant 10 ans, ce qui correspond au délai le plus long de ceux imposés. C'est la durée retenue par macompta.fr pour le stockage des données (10 exercices par mesure de simplification).

Toutefois, il est de votre intérêt de conserver certaines factures au delà des 10 ans, notamment pour les factures d'immobilisations (où les durées de vie des biens peuvent aller au-dela de 10 ans), pour prouver la valeur de vos équipements auprès des assureurs en cas de sinistre, pour prouver la propriété d'un actif dans le cadre d'une revente.

Mode de Conservation

La loi fiscale prévoit que la conservation des factures et autres documents comptables justificatifs s'effectue de la manière suivante :

Factures d'achat :

Le principe est que l’on doit conserver un original : document papier, fichier ou message reçu.

Les entreprises qui reçoivent à la fois des factures papier et électronique sont tenues de conserver ces factures sous leur forme respective.

Par facture électroniques, on entend, les factures émises et reçues sous forme électroniques (facture avec signature électronique, facture EDI, avec existence de plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre la facture et la vente). Ainsi, une facture sous forme de fichier pdf téléchargé ou envoyé par mail n'est pas une facture électronique.

Les factures électroniques sont donc encore assez rares dans la plupart des TPE.

L'impression sur papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d'origine. Il n'est donc ni suffisant, ni nécessaire, d'un point de vue réglementaire, de procéder systématiquement à l'impression puis à l'archivage de ces factures sur support papier.

Depuis 2017, il est possible de numériser les factures papier reçues pour les conserver sous forme dématérialisée (fichier pdf). Mais la numérisation doit se faire en respectant des conditions techniques strictes (signature électronique, horodatage, etc..).

Factures de vente

Dans le cas de factures créées informatiquement et transmises sous forme papier, l'administration fiscale indique que les entreprises ont deux possibilités :

• Soit conserver un double papier de la facture transmise
• Soit conserver un double électronique de cette facture

Dans le second cas, le dispositif technique doit permettre de garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du contenu de ce « double électronique ». L'enregistrement du fichier doit être fait à une date la plus proche possible de l'impression papier de l'original de la facture, le système informatique devant permettre d'identifier ces deux dates.

L'archivage de l'enregistrement doit se faire soit sur un support physique non réinscriptible, soit par des procédés électroniques ne permettant pas la modification.

Le contenu des fichiers doit pouvoir être restitué, sur demande de l'administration, en langage clair et lisible.

Stockage des factures :

Les factures papier doivent être stockées sur le territoire français, situé dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l'Administration

Le stockage numérique, lui aussi, doit se faire sur le territoire français ou dans un pays de l'Union Européenne.

Attention, si les serveurs de votre prestataire cloud sont basés en dehors de l'UE, le pays concerné doit être lié à la France par une convention prévoyant soit une assistance mutuelle similaire à celle prévue par la directive 2010/24/UE (liste définie par arrêté du 15 mai 2013), soit un droit d'accès en ligne immédiat de téléchargement et d'utilisation de l'ensemble des données concernées.

Lorsque les factures émises et reçues sont stockées sur un serveur distant situé hors de France, le lieu de stockage, ainsi que toute modification, doit faire l'objet d'une déclaration, en même temps que la déclaration des résultats.

Nota : sur le site macompta.fr les données sont hébergées à Roubaix. Les documents émis sur le module facturation en ligne sont conservé 10 exercices.

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