Guide comptabilité > Opérations courantes

Saisie des opérations courantes

La saisie des opérations courante se fait dans les menus Comptabilité / Saisie simplifiée / Banque, Caisse ou Note de frais. Si vous tenez une comptabilité d'engagement vous utiliserez en plus les menus Factures clients et Factures fournisseurs.

Dans ces menus, la contrepartie est automatique ; ainsi, dans le menu Banque, si vous saisissez une dépense dans un compte de frais, le compte « Banque » sera automatiquement diminué en contrepartie. Dans le menu Caisse la contrepartie sera le compte « Caisse ». Dans le menu Notes de frais, ce sera le compte de l'exploitant, un compte salarié ou associé selon votre statut.

Lorsque que le traitement varie selon que l’on a adopté une comptabilité de trésorerie ou d’engagement, nous le signalons.

Pour saisir vos premières opérations, allez dans le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Banque.

Pour chaque paiement vous devrez indiquer dans la ligne 'saisir un paiement':

• Sa date
• Le mode de paiement
• Une référence (facultative) : par exemple un numéro de facture, de chèque, de bordereau
• Un libellé d’opération qui décrit en français de quoi il s’agit
• Le montant de la recette ou de dépense
• Le compte de dépenses ou de recettes concerné

Puis cliquer sur "valider la pièce" .

Si vous êtes assujetti à la TVA, une colonne supplémentaire indique la TVA déductible (TVA récupérable payée à vos fournisseurs ou la TVA collectée (TVA payée par vos clients).

Pour sélectionner le compte de recettes ou de dépenses, 3 méthodes sont possibles : ouvrir le menu déroulant et sélectionner un compte en fonction de son libellé, saisir directement le libellé, ou saisir directement le numéro du compte.

Voyons comment saisir les opérations les plus courantes et celles particulières à certains statuts.

Saisie des recettes en banque

En comptabilité de trésorerie, le menu Banque permet de saisir toutes les ventes et prestations payées sur le compte bancaire concerné.

En comptabilité d’engagement, ce menu peut uniquement être utilisé pour saisir les ventes payées comptant. Pour les ventes à crédit, il sera nécessaire de passer par le menu Factures clients.

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Saisie des dépenses en banque

En comptabilité de trésorerie, le menu Banque permet de saisir tous les achats payés par le compte en banque concerné.

En comptabilité d’engagement, ce menu peut uniquement être utilisé pour saisir les achats payés comptant. Pour les achats à crédit, il sera nécessaire de passer par le menu Factures fournisseurs.

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Achats d’immobilisations

Les immobilisations sont les biens que l’on possède et qui servent durablement à l’activité (plus d’un an), par exemple une machine, du mobilier, un ordinateur.

Les immobilisations peuvent également concerner des investissements incorporels, comme l’achat d’un droit au bail, d’un fonds de commerce ou financiers comme un dépôt de garantie.

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Sorties d’immobilisations

Lorsque vous vendez une immobilisation deux écritures doivent être comptabilisées :

Une première écriture enregistre le paiement du prix de vente en banque (ou en caisse).

Le plan comptable a prévu pour cela un compte de produits exceptionnels, le compte « Produits de cession d’éléments d’actif, n°775… ».

Il faut créer ce compte dans le menu Mon dossier / Comptabilité / Liste des comptes ou en cours de saisie s’il n’existe pas dans votre dossier.

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Rémunération et cotisations sociales du dirigeant

Le bénéfice constitue la rémunération de l’exploitant individuel. Les prélèvements qu’il effectue ne constituent pas des charges sur le plan fiscal.

Ces prélèvements sont à enregistrer dans le compte « Prélèvement de l’exploitant, n°1082.. ». Les cotisations sociales sont à enregistrer dans les comptes « Cotisations sociales personnelles de l’exploitant, N° 646…».

Mais pour un suivi précis des cotisations nous recommandons d’ouvrir des sous-comptes de cotisations sociales, par exemple :

• Compte n° 64612000, « Cotisations Allocations familiales » (versées à l’URSSAF)
• Compte n° 64613000, « Cotisations Obligatoires Maladie »
• Compte n° 64614000, « Cotisations Obligatoires Retraite »
• Compte n° 64616000, « Cotisations Facultatives »

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Rapprochement bancaire

Si vous saisissez vos paiements à leur date réelle, le solde de votre compte en banque est plus pertinent, mais un inconvénient apparaît : il n’est plus égal au solde qui apparaît sur le relevé de la banque.

Il est donc impératif de vérifier régulièrement que, malgré le décalage de dates, votre comptabilité est bien en accord avec la banque. Pour cela, il est nécessaire de réaliser un rapprochement bancaire.

Écritures de paie de vos salariés

L'enregistrement de la paie de vos salariés peut se faire directement dans le menu Banque, en comptabilité de trésorerie. Pour saisir une écriture de paie en comptabilité d'engagement (OD de paie pour les spécialistes), on se reportera aux menu qui traitent des opérations diverses.

Première étape : paiement du salaire net

Il faut enregistrer une dépense dans le compte « Rémunération du personnel », N°641 pour le montant brut.

Saisissez ensuite dans la même pièce avec l’icône , en recette, les cotisations salariales (environ 20 % du salaire brut). La part salariale est retenue sur la paie et sera reversée aux Caisses sociales lors de la deuxième étape.

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Souscription et remboursement d’un emprunt

Pour enregistrer la souscription et le remboursement d’un emprunt, les comptes suivants sont nécessaires :

• Un compte emprunt :

Emprunt auprès des établissements de crédit - Compte N° 164.., (Type dépense, sans TVA).

Ce compte enregistre le capital emprunté, puis les remboursements. Si vous avez souscrit plusieurs emprunts, vous pouvez préciser la banque et le capital emprunté à l’origine dans le libellé du compte (exemple : Emprunt banque 2, emprunt 50.000 €). Cela vous permettra de sélectionner plus facilement le compte concerné en cours de saisie.

• Un compte de charges d’intérêts :

Intérêt des emprunts et dettes assimilés (type dépense, sans TVA) - Compte n°6616…

• Eventuellement un compte de charges d’assurances :

Primes d’assurances, Compte n° 616.., (type dépense, sans TVA).

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Transferts de banque à banque ou de banque à caisse

Comment enregistrer un transfert entre comptes bancaires professionnels dans macompta.fr, ou entre la banque et la caisse ?

Tout d’abord rappelons que les comptes « Banque » sont ceux qui ont pour racine le N° 512…, la « Caisse » à pour racine le N° 531.

Précisons également que seuls les mouvements entre comptes professionnels sont concernés. Les comptes privés ne sont pas suivis en comptabilité et les mouvements entre les comptes professionnels et comptes privés s’analysent comme des apports et prélèvements de l’exploitant.

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Import automatique du relevé bancaire

Nous avons vu dans la section Paramétrage du dossier comptabilité qu’il était possible de saisir les mouvements bancaires soit à leur date réelle, soit à la date du relevé.

Si vous choisissez de saisir vos opérations d’après le relevé bancaire, la fonction Import des relevés devrait vous intéresser. Elle permet d’intégrer à votre comptabilité les relevés téléchargés sur le site de votre banque ; vous pouvez importer pour chaque opération sa date, son montant, sens et nature d’opération. L’imputation des opérations dans un poste de recettes ou de dépenses peut également être automatisée si certains mots clés sont reconnus dans le libellé des opérations.

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Notes de frais

Le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Notes de Frais permet d’enregistrer les dépenses professionnelles payées personnellement par l’exploitant. En contrepartie de ces dépenses, le site va enregistrer automatiquement une dette envers le professionnel dans le compte « Apports de l’exploitant »

Cela exclut donc les dépenses faites avec la carte de crédit du compte bancaire professionnel qui seront comptabilisées normalement, dans le menu Banque. Il est recommandé de payer toutes les dépenses professionnelles à partir d’un compte bancaire ou d’une Caisse professionnelle.

Cependant il existe de nombreux cas, au-delà du simple oubli du chéquier de l’entreprise, où le professionnel paie de sa poche ; en début d’activité lorsque le compte professionnel n’est pas encore ouvert, lorsque l’on paie des petites dépenses avec des espèces privées.

La présentation du menu Notes de frais est semblable à celle du menu Banque.

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Saisie de la caisse

Si vos clients vous paient régulièrement en espèces, l’ouverture d’un compte Caisse s’impose. Dans macompta.fr cela se fait dans le menu Mon dossier / Comptabilité / Paramétrage en répondant tout simplement « Oui » à la question, « Avez-vous une caisse ? »

L’ouverture d’un compte caisse impose une grande rigueur. Toutes les entrées et sorties de la caisse doivent être notées pour pouvoir être comptabilisées. Pas question d’utiliser des recettes en espèces pour payer directement des dépenses sans noter la recette. À défaut, le risque est important d’avoir des écarts entre la caisse réelle et le compte caisse, ou pire un compte caisse négatif. En cas de contrôle fiscal, une caisse négative vous expose à un rejet de votre comptabilité.

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Remboursements, corrections d’erreurs, ré-imputations

Remboursements

Pour rappel, les remboursements s’enregistrent en utilisant le même compte que celui utilisé initialement mais en inversant son sens. Si vous avez saisie une recette dans un compte d’honoraires, il suffira de saisir une dépense dans ce même compte pour enregistrer le remboursement d’un client.

C’est la même chose pour les dépenses remboursées par un fournisseur.

Correction d’erreurs

Rappelons également que si vous avez fait une erreur, vous pouvez supprimer votre écriture en cliquant sur l’icône ou la modifier avec .

Les écritures sont modifiables tant que la clôture annuelle n’a pas été lancée.

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Apports en compte courant, retraits (sociétés)

Il est fréquent que les associés fassent des apports d’argent en plus du capital.

Ces sommes sont alors enregistrées dans leur compte courant. Ce compte courant est également alimenté par les frais avancés par l’associé pour le compte de la société (voir menu Notes de frais), les rémunérations non payées.

Il est diminué ou soldé du montant des sommes remboursées à l’associé.

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Saisie en comptabilité créances / dettes

Pour passer en comptabilité créances/dettes, il suffit d’activer l’option dans le menu Mon Dossier / Comptabilité / Paramétrage. À la question « Type de comptabilité », répondez « Créances / Dettes ».

Ce choix a pour effet de faire apparaître deux questions complémentaires :

« Voulez-vous lettrer les comptes tiers? » et « Écart maximum pour le lettrage », par défaut à 1 €.

Le lettrage est le pointage des factures avec les paiements. Répondez « Oui », nous reviendrons sur le lettrage plus loin.

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Dépenses mixtes (Entreprise Individuelle)

Les dépenses mixtes sont les dépenses qui ont à la fois un caractère privé et professionnel. Par exemple le loyer, le chauffage d’un appartement qui sert à la fois de local professionnel et d’habitation.

Seule la partie professionnelle sera déductible dans la détermination de votre bénéfice professionnel taxable.

Si ces dépenses ont été payées avec votre compte bancaire professionnel, solution recommandée, deux méthodes sont possibles :

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Déduction des frais de véhicule des professions libérales

Fiscalement, les professions libérales ont le choix entre la déduction forfaitaire (barème kilométrique) et les frais réels.

Le choix entre le barème et les frais réels doit se faire en début d'exercice pour l'année entière. Vous devez donc estimer en début d'année quel serait le montant des charges dans chaque formule, les comparer et choisir la formule la plus avantageuse dans votre situation. Il n'y a pas de solution plus avantageuse que l'autre dans tous les cas. Cela dépend du nombre de kilomètres que vous faites, de l'âge et de la valeur de votre véhicule, etc...

Une fois votre choix fait, vous devrez passer vos opérations diverses en conséquence tout au long de l'année. L'option pour le barème est formalisée en cochant la case correspondante sur la déclaration de revenus professionnels (cocher la Ligne 23 sur la 2035 A et remplir le cadre 7 de la 2035 B).

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Ventes en ligne, traitement comptable, et Prestashop

Les ventes sur une boutique en ligne présentent plusieurs particularités :

Le paiement se fait généralement comptant, la proportion de clients non récurrents est souvent importante. Le volume des factures peut être très important.

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Le régime de la TVA sur la marge - réglementation

Le régime de la TVA sur la marge s'applique à la revente de biens d'occasion, oeuvres d'art, objets d'antiquité et de collection. Ce régime permet de calculer la TVA non pas sur la totalité du prix de vente, mais uniquement sur la marge réalisée. Ce régime permet de réduire la TVA payée par le client final, il est donc particulièrement intéressant...

TVA sur la marge, paramétrage dans macompta.fr

Si vous êtes soumis au régime de la TVA sur la marge, les principes suivants doivent être respectés : Pas de récupération de la TVA sur les biens ou oeuvres achetées et pas de mention de la TVA sur les factures clients.

Récupération de la TVA sur l’essence et le gasoil

La TVA sur l’essence et le gasoil utilisés comme carburants dans des véhicules de transport de marchandises est récupérable en totalité. Pour les voitures, la déduction est limitée.

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TVA non récupérable, dépenses concernées

Les entreprises assujetties à la TVA peuvent d’une manière générale déduire la TVA sur leurs achats cependant le Code Général des Impôts (CGI) exclus certaines acquisitions du droit à déduction et ce même si elles sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise.

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Traitement des charges de co-propriété (SCI revenus fonciers)

Les charges de co-propriété payées par le bailleur comprennent :

• des charges récupérables auprès du locataire : Ascenseurs, Eau froide, eau chaude , chauffage collectif, charges des parties communes, taxe d ‘ordures ménagères, etc ...
• des charges non récupérables : honoraires du syndic, prime d’assurance de l’immeuble, charges financières, frais d’envois d’un avis d’echeances, etc…

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Débours et refacturations de frais

Les débours doivent être clairement distingués des refacturations de frais.
Dans le premier cas, l’entreprise a le statut de mandataire au plan juridique, elle engage des dépenses pour le compte de son mandant.
Dans le second cas, elle ne fait que refacturer les frais de sa propre entreprise, même s’il s’agit de frais accessoires à son activité principales (des frais de déplacement par exemple). La différence est primordiale puisqu’elle va déterminer le traitement comptable de la dépense ainsi que son traitement fiscal au regard de la TVA. Si l’entreprise est assujettie à TVA, les débours échappent à la TVA mais pas les refacturations de frais.

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